Algemene Verordening Gegevensbescherming EHBO vereniging Veendam

De AVG

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.

AVG en onze EHBO vereniging

Wat heeft deze wet voor ons als vereniging en bestuur te betekenen?

Het bestuur en de leden moeten zich bewust zijn van hun rechten en wat privacy gevoelige inhoud is. Deze wet ervoor zorgt dat alle partijen scherper en gerichter gaan kijken naar het gebruik van persoonsgegevens. Wij als EHBO vereniging en bestuur moeten kenbaar maken welke gegevens wij bezitten, het doel, grondslag en de noodzakelijkheid daarvan. Daarnaast moeten wij kunnen aantonen aan wie wij welke gegevens doorgeven en met welke reden. Hiervan moeten we ook een logboek/register bijhouden, dit zodat bij een controle of aanvraag van openbaar maken gegevens van een persoon om wie het gaat, te kunnen voldoen aan die aanvraag.

In onze statuten staat wat en wie wij zijn, en wat de grondslag van onze EHBO vereniging is. Op deze pagina zullen we aanvullende informatie geven met betrekking tot de AVG.

Wat is de grondslag van AVG in onze vereniging:

Voor een vereniging is de grondslag een overeenkomst: zonder administratie kan de vereniging niet functioneren.

Met welk doel gebruiken wij deze gegevens:

Contact met de leden van onze vereniging: mail, post en telefonisch,
Oproepen voor een inzet bij een EHBO evenement,
Planning voor scholing,
aanvragen van verlenging EHBO diploma’s,
Aanvragen onderscheidingen voor jubilarissen,
De leden van het bestuur: wie waarvoor te benaderen is en op welke manier.

Noodzakelijkheid:

Wij maken daarbij gebruik van de volgende gegevens: Naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mail en het diplomanummer.

Evenementenhulpverlener geeft informatie over slachtoffers:

Je mag als EHBO’er gegevens van een slachtoffer doorgeven aan de ambulanceverpleegkundigen. Als je persoonlijke informatie hebt over het slachtoffer mag je dit gewoon delen met de ambulanceverpleegkundigen. De AVG is pas van toepassing als de informatie wordt verwerkt. Dat is of met een computer of op papier als het doel is ze in een database op te nemen. In de praktijk geven wij mondeling deze informatie door. Notities worden meteen vernietigd en niet opgeslagen. In dit geval is de AVG niet van toepassing. Wat het ambulancepersoneel met de informatie doen is hun zaak. Daar hoef je je als EHBO’er niet druk om te maken.

Om te kunnen voldoen aan de regels van het AVG, is het heel belangrijk dat deelnemers, leden, cursisten en overige personen toestemming geven zodat wij deze gegevens mogen gebruiken. Hiervoor zullen wij alle leden benaderen met de vraag of zij een verklaring willen ondertekenen waarin staat dat zij akkoord gaan. Dit kan ook via de mail.

Informatie op de website:

Om cursisten, vrijwilligers, leden en bestuursleden te beschermen maar ook om mee te kunnen werken aan de regels van RSIN (belastingdienst) zijn wij verplicht om bepaalde gegevens van onze vereniging kenbaar te maken. Dit betreffen: het financieel jaaroverzicht, de contactgegevens van onze vereniging en de bankgegevens van de vereniging.

Als leden iets persoonlijks op de website willen dan kan dat kenbaar gemaakt worden via een schriftelijke/e-mail ‘verklaring’, waarin men toestemming geeft voor het gebruik op die manier. Foto/video materiaal: Indien wij dit openbaar willen gebruiken voor promotiedoeleinden, dienen we hiervoor toestemming te vragen (het liefst in geschreven woord met een handtekening).

Met wie delen wij gegevens, en welke gegevens:

Het oranjekruis: diplomanummer, naam, adres, geboortedatum, e-mailadres
Facebook: gegevens EHBO vereniging, contact bestuur (e-mail) promotie
Website: gegevens vereniging, contact bestuur, jaarlijkse Bulletin en promotie
Evenement aanvraag: onderling via de mail, voorkeur in BCC verstuurd.
Aanvrager Evenement: naam + telefoonnummer als evenement zich daarvoor leent, contact gegevens bestuur EHBO + nota met rekeningnummer.
Gemeente: gegevens vereniging + contact gegevens bestuur.
Kaderinstructeur: naam, geboortedatum, gegevens vereniging en contact bestuur + lotussen.
Lotusvereniging Oranje Kruis: naam, diploma nummer, geboortedatum: aanvragen verlenging diploma Lotus, en hulp bij examens en/of scholingen EHBO.
Verwerking certificaten en diploma’s van alle scholing activiteiten

Wie kan er bij deze gegevens:

Voorzitter/planner lessen: aanvraag diploma/examens, jubilaris.
Secretaris: heeft inzichten in alle gegevens.
Penningmeester: facturen, contributie.
Evenementen coördinator (alleen naam, telefoonnummer en e-mail).
Bestuurslid: naam, telefoonnummer, mail.
Leden: naam, telefoonnummer , mailadres voor oefenen, evenementen samenwerking.

Hoe zijn ze opgeslagen beveiligd:

Bestuur: ledeninformatie en verenigings informatie op een externe harde schijf en op de computer van de Voorzitter en de Penningmeester.
Oranje Kruis extern bedrijf/programma om digitale gegevens te beschermen
Mail/Facebook/Website vereniging, alleen algemene gegevens, wachtwoord
Kaderinstructeur: eigen verantwoordelijkheid.

Voor vragen of meer informatie omtrent de vereniging kunt u contact opnemen via het contact formulier of E-mail via: voorzitter.ehboveendam@gmail.com